Veel gestelde vragen
- Algemene vragen +
Wij willen ons concert promoten bij mede-koren, heeft de KCZB een lijst met contactgegevens van ander koren?
De KCZB mag vanwege de AVG geen gegevens van de leden verschaffen. Koren die zijn aangesloten bij de KCZB kunnen hun concert aankondigen in de concertagenda.
Kan ik voor de vrijwilligers van mijn (kinder)koor een VOG aanvragen?Het is belangrijk dat vrijwilligers die met kwetsbare mensen werken een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit is een verklaring waaruit blijkt dat iemand geen strafblad heeft of dat het strafblad geen bezwaar vormt voor het uitoefenen van een bepaalde functie. Op de website https://www.gratisvog.nl/regeling-gratis-vog kunt u meer informatie vinden over het verkrijgen van een VOG. Er is ook een filmpje waarin u kunt zien aan welke voorwaarden uw organisatie moet voldoen om in aanmerking te komen voor de Regeling.
- AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) +
Moeten wij als bestuur zorgen voor een privacyverklaring voor onze vereniging?
Ja, dat moet u. En de privacyverklaring moet gemakkelijk te vinden zijn. Zet deze daarom op uw website. In uw privacyverklaring laat u onder andere zien met welk doel u persoonsgegevens verwerkt, op welke manier en op basis van welke grondslag. Zorgvuldigheid is waar het om gaat bij het verwerken van persoonsgegevens en dat moet blijken uit uw privacyverklaring.
Kunnen wij als bestuur zelf een privacyverklaring maken?Via de volgende website kunt u een voorbeeld vinden van een privacyverklaring:
https://kczb.nl/Koor-Service/Wettelijk/AVGVoor onze concerten nodigen wij altijd een fotograaf uit. Moeten wij alle koorleden en alle orkestleden om toestemming vragen?Ja, dat is een mogelijkheid. Die toestemming moet aantoonbaar zijn, van te voren verkregen, per koorlid en per koorgelegenheid (bijvoorbeeld een bepaald concert). In de praktijk zal dit vaak niet werken.
Alternatief: wanneer u als bestuur vindt dat met het maken van groepsfoto’s en het publiceren ervan (op de website of in een folder) een groot belang van het koor gediend is, geeft u in de privacyverklaring aan dat u zich bij het verwerken van deze persoonsgegevens beroept op de grondslag 'noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang'. In de privacyverklaring motiveert u het belang van het koor en u geeft aan waarom dit zwaarder weegt dan het belang van een individueel koorlid ten aanzien van diens privacy. Bespreek de motivering goed binnen het bestuur.
Pas op! Vraag niet voor een concert alsnog toestemming van alle betrokkenen want daarmee verzwakt u mogelijk uw beroep op de grondslag 'gerechtvaardigd belang'.
Iemand meldt zich aan als nieuw lid: welke persoonsgegevens mogen wij vragen?U moet zich beperken tot die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om lid te kunnen worden van uw koor, met andere woorden: voor het aangaan van een lidmaatschapsovereenkomst. Pas eventueel het aanmeldingsformulier aan. Pas op! Vraag nooit persoonsgegevens die te maken hebben met geloofsovertuiging, etniciteit, gezondheid etc. De AVG ziet deze als bijzondere persoonsgegevens die u extra moet beschermen.
Mogen wij de persoonsgegevens van onze oud-leden bewaren voor bijvoorbeeld een reünie?Dat mag u alleen doen als u vooraf schriftelijke toestemming heeft gevraagd voor dit specifieke doel. Zo niet, vraag alsnog toestemming.
Hoe lang mogen wij de persoonsgegevens van koorleden bewaren?Na het beëindigen van het lidmaatschap moet u deze direct verwijderen, tenzij expliciet toestemming is gevraagd voor het bewaren ervan met vermelding van een goed omschreven doel. Toestemming moet aantoonbaar (bijvoorbeeld schriftelijk) verstrekt zijn. Stilzwijgende toestemming is niet rechtsgeldig volgens de AVG. De persoonsgegevens van oud-leden die strikt nodig zijn voor uw financiële administratie moet u 7 jaar bewaren van de fiscus.
Mogen wij een nieuw lid onze digitale nieuwsbrief sturen?Ook hier dient u specifiek en aantoonbaar toestemming voor te vragen en te hebben gekregen. Geef ook aan op welke manier iemand zich weer kan afmelden! Doe dat laatste bij iedere digitale nieuwsbrief.
In onze e-mailberichten over repetities en concerten zijn de e-mailadressen van alle koorleden en anderen te zien aan wie die e-mail is gestuurd. Mag dat?Nee, dat mag niet, e-mailadressen zijn persoonsgegevens. In zulke e-mails moet u ervoor zorgen dat al die adressen verborgen zijn (BCC) tenzij iedereen hiervoor specifiek en aantoonbaar toestemming heeft gegeven.
Als wij een concert geven, staan in het programmaboekje de namen van alle koorleden. Mag dat?Dat mag alleen als u specifiek hiervoor van alle koorleden van te voren individueel en aantoonbaar (schriftelijk) toestemming heeft gekregen.
Er is een conflict met de dirigent, die inmiddels is opgestapt. Hij eist per aangetekende brief dat al zijn persoonsgegevens per direct worden verwijderd. Moeten wij dat doen?Als de dirigent inkomsten van het koor heeft ontvangen, is er een wettelijke verplichting vanuit de fiscus om gedurende een periode van 7 jaar de relevante persoonsgegevens te bewaren. Dat geldt voor onder andere sofinummer, NAW-gegevens, bankrekeningnummer en evt. paspoortkopie. Overige gegevens moet u op verzoek van de dirigent verwijderen want op grond van de AVG kunnen personen een beroep doen op “het recht op vergetelheid”, tenzij er sprake is van een van de omstandigheden die de AVG noemt en waarbij het recht op vergetelheid niet geldt, bijvoorbeeld wanneer u onverhoopt in een rechtszaak met de dirigent verwikkeld raakt.
Moeten wij een verwerkersovereenkomst afsluiten?Deze hoeft u alleen af te sluiten als u de ledenadministratie dan wel financiële administratie of een andere verwerking van persoonsgegevens heeft uitbesteed aan een externe partij. Denk bijvoorbeeld aan de drukker van programmaboekjes of een verloningsbureau wanneer u solisten en een orkest inhuurt.
Hoe lang mogen we de persoonsgegevens van oud-bestuursleden bewaren?In verband met bestuurdersaansprakelijkheid is hier in zijn algemeenheid niet een concreet antwoord op te geven. Onder andere speelt een rol of de uittredende bestuursleden zijn gedechargeerd voor het als bestuur gevoerde beleid. Toestemming vragen is een mogelijkheid.
Onze penningmeester beheert thuis op zijn computer de ledenadministratie en de financiële administratie. Als zijn computer niet goed beveiligd is en er is sprake van een hack, zijn wij als bestuur collectief verantwoordelijk daarvoor?Ja, die mogelijkheid is er. U moet in ieder geval schriftelijke afspraken maken met de penningmeester (laten tekenen!) hoe de bestanden optimaal beveiligd worden en blijven; hij moet natuurlijk die afspraken nakomen. Ook moet u afspreken wie er toegang krijgt tot de bestanden en met welk doel, vast te leggen als bestuursbesluit in de notulen van de bestuursvergadering. Werk met geheimhoudingsverklaringen. Het voorgaande geldt ook wanneer de bestanden in de cloud staan. Maak afspraken over welke bestuursleden een (verschillend!) wachtwoord krijgen en waarvoor en leg deze afspraken schriftelijk vast.
Zijn wij verplicht een datalekregister bij te houden?Ja. U bent verplicht dit op te stellen en bij te houden in een vorm die u zelf kunt kiezen.
- Concertagenda +
Hoe kan ik een evenement op de kalender toevoegen?
Is uw koor aangesloten bij de KCZB, dan kunt u inloggen via de Leden login, de inloggegevens zijn bekend bij het secretariaat van het koor. Op het tabblad 'Evenementen' kunt u zelf uw concert toevoegen.
De KCZB controleert concerten die in de agenda geplaatst worden, bij onvoldoende of kennelijk onjuiste informatie kan de aankondiging verwijderd worden.
- Dirigenten +
Heeft de KCZB een model dirigenten overeenkomst?
Ja deze is beschikbaar voor leden van de KCZB. U kunt dit vinden via deze link
Heeft de KCZB richtlijnen voor dirigentenhonoraria?De KCZB volgt de richtlijn van Koornetwerk Nederland. U kunt dit vinden via deze link
Heeft de KCZB tips voor de sollicitatieprocedure van een dirigent?Ja deze is beschikbaar voor leden van de KCZB. U kunt dit vinden via deze link
Wij willen de contract overeenkomst met de dirigent beëindigen. Kan dat zo maar?Dat is afhankelijk van de inhoud van de overeenkomst die u heeft gesloten. Gebruikt u de KCZB modelovereenkomst, dan kan de overeenkomst in principe worden opgezegd met in achtneming van de opzegtermijn.
Wij zoeken een nieuwe dirigent, kunt u ons helpen?De koren die zijn aangesloten bij de KCZB kunnen in de dirigenten vacaturebank zoeken naar een dirigent. In deze vacaturebank staan contactgegevens dan de dirigenten.
Als dirigent wil ik genoemd worden in de dirigenten vacaturebank, waar kan ik mij inschrijven?Dirigenten kunnen zich inschrijven in de Dirigenten vacaturebank Koren die opzoek zijn naar een dirigent kunnen deze vacaturebank raadplegen.
- Inloggen +
Wachtwoord vergeten, hoe krijg ik een nieuw wachtwoord?
U kunt uw wachtwoord opvragen via de Leden login.
Klik op "wachtwoord vergeten" en volg de verdere instructies.Hoe kan ik mijn wachtwoord veranderen?Om het wachtwoord te veranderen gaat u naar Leden login.
Ga dan naar het tabblad "wachtwoord wijzigen" en voer een nieuw wachtwoord in.Ik krijg een foutmelding bij het openen van de pagina 'Uw Koorgegevens'De pagina met uw koorgegevens is extra beveiligd. Zorg ervoor dat uw browser up-to-date is. Sommige providers (o.a. Solcon en Filternet) hebben een filter dat openen van deze pagina verhindert. In dat geval kunt u het filter tijdelijk uitzetten en de browser opnieuw opstarten. Log daarna opnieuw in.
- KCB - Artiestenverloning +
Hoe kunnen wij medewerkers aan ons concert betalen?
De wetgever bepaalt dat uw koor voor uitvoeringen belastingtechnisch werkgever is. U moet voor de betreffende personen dus een loonadministratie aanleggen. Het Kunstenaars Contract Bureau kan alles wat hierbij komt kijken van u overnemen.
Onze medewerker aan het concert wil een factuur sturen. Kan dat?Indien de "artiest" zelfstandig ondernemer (zzp-er) is, mag hij aan u een factuur zenden. U hoeft hem in dat geval niet te verlonen en aangifte te doen.
Sinds het verdwijnen van de VAR en het in werking treden van de wet DBA in mei 2016 is de controle lastiger geworden voor opdrachtgevers. Dat is precies de bedoeling geweest van deze wet: de opdrachtgever is medeverantwoordelijk voor het beoordelen of de opdracht onder zelfstandig-ondernemerschap valt. De belastingdienst doet dat niet meer voor u.
De wet DBA blijkt landelijk niet het beoogde effect te hebben en de overheid heeft voor 2020 een vervangende wet aangekondigd. Tot dan is de wet DBA van kracht, al wordt er niet streng gecontroleerd. Het vorige kabinet heeft de uitspraak gedaan dat er voor de culturele hoek een aparte regeling moet komen, maar of dit kabinet die mening deelt is de vraag. Het KCB houdt de ontwikkelingen scherp in de gaten.
In de huidige situatie kunt u de factuur controleren op het btw-nummer: het vermelden daarvan op de factuur is één van de vereisten van de belastingdienst voor het opstellen van een factuur. De artiest moet ook verklaren dat hij uit de artiestenregeling stapt. Deze tekst is verplicht op het contract en/of de factuur. Voor overige vereisten zie de site van de belastingdienst.
Wat moet ik invullen bij het kledingvoorschrift?Het kledingvoorschrift komt op het contract te staan en is een aanwijzing voor de solist of het orkest. Het is dus niet de bedoeling dat u hier de koorkleding invult! De standaard geboden opties zijn ‘kort zwart’ en ‘lang zwart’ en dat zijn eigenlijk termen die gebruikt worden in de orkestwereld. ‘Kort zwart’ wil zeggen zwart pak/jacquet en ‘lang zwart’ wil zeggen rokkostuum. Voor de solist geeft dit de stijl aan die u op het podium graag wilt zien, maar zij zullen daar op hun eigen manier mee omgaan. Zo zal een Belgische solist waarschijnlijk in rokkostuum komen, ook als u kort zwart op het contract hebt aangegeven, omdat dat in België zo hoort. Over de dames hoeft u zich over het algemeen geen zorgen te maken, zij passen hun kleding aan aan de te zingen muziek en de alt en de sopraan zullen vaak ook even afstemmen met elkaar wat zij zullen dragen, zodat hun kleding niet zal vloeken. Bij de aanwijzing ‘kort zwart’ hoeft u niet bang te zijn dat zij in een kort zwart rokje zullen verschijnen bij uw concert! Als u voor een bepaalde gelegenheid concrete wensen hebt m.b.t. de kleding van de solisten, is het verstandig dat met hen te bespreken.
- Lidmaatschap KCZB +
Ons ledenaantal is gewijzigd, moeten we dat doorgeven?
De KCZB inventariseert één maal per jaar de ledenstand van alle verenigingen. Begin januari ontvangt de secretaris van het koor een e-mailbericht met het verzoek om het ledenaantal van het koor per 1 januari van het lopende kalenderjaar door te geven. Dit ledenaantal is bepalend voor de contributienota voor het betreffende jaar. Eenmaal vastgesteld, kan de nota niet meer worden gewijzigd. Dit omdat de KCZB verplichtingen aangaat voor het koor bij o.a. BUMA.
Kunnen wij op ons programmaboekje vermelden dat wij bij de KCZB zijn aangesloten?Ja, als u lid geworden bent van de KCZB dan kunt dit bij concerten en uitvoeringen in het programmaboekjes vermelden. Wij stellen dit bijzonder op prijs en u helpt als koor mee de naamsbekendheid van de KCZB te vergroten.
> Download hier de banner in kleur of zwart/wit (alleen beschikbaar na inloggen)Ons koor wordt opgeheven. Hoe pakken we dat aan?Het koorbestuur informeert de KCZB over de opheffing van de vereniging. U kunt een e-mail zenden aan ledenadministratie@kczb.nl of u stuurt dit per post aan de KCZB Vermeld in uw bericht de datum van de opheffing en de reden van opheffing. De ledenadministratie zal u en bevestiging zenden.
Als het koor in de loop van het kalenderjaar wordt opgeheven, is het koor de contributie voor het hele jaar verschuldigd (Art.8;1 van de KCZB statuten). De KCZB gaat namens het koor verplichtingen aan bij derden (o.a. BUMA en WA verzekering). Die worden gebaseerd op het ledenaantal op 1 januari. We kunnen die verplichtingen niet tijdens het jaar wijzigen.
Hoe kunnen wij het lidmaatschap van de KCZB beëindigen?Het lidmaatschap kan alleen met ingang van 1 januari van een kalenderjaar schriftelijk worden opgezegd. De opzegtermijn bedraagt drie maanden, zodat de opzegging vóór 1 oktober daaraan voorafgaand in het bezit van de KCZB moet zijn. Realiseert u zich dat de KCZB voor u de BUMA-rechten voldoet, die uw koor wettelijk verschuldigd is. Bij opzegging meldt de KCZB aan BUMA wanneer uw koor het lidmaatschap heeft opgezegd. U dient het koor wel uit eigener beweging bij BUMA aan te melden.
- Muziek bestellen / BUMA / Kopiëren +
Hoe kan ik muziek bestellen bij de KCZB?
U kunt bij de KCZB muziek kopen of huren.
BLADMUZIEK HUREN:
> Catalogus BibliotheekBLADMUZIEK KOPEN:
> Catalogus KCZB-uitgeverijBLADMUZIEK KOPEN VAN EEN ANDERE UITGEVERIJ:
> BestelformulierWij hebben muziek overgenomen/gekocht van een ander koor. Is over deze muziek nog auteursrecht verschuldigd?Bij de verkoop van muziek aan de eerste eindgebruiker is het copyright "uitgeput", zoals dat juridisch wordt genoemd. Bij de verkoop heeft/hebben de auteur(s) niet opnieuw recht op vergoeding.
Indien het betreffende werk in het openbaar wordt uitgevoerd, en het werk is nog auteursrechtelijk beschermd, dan moet voor de uitvoering wel BUMA-recht (uitvoeringsrecht) worden betaald.BUMA vraagt ons koor een programma opgave te doen, is dat verplicht?Ja, reageren is verplicht. De BUMA vraagt de koren één keer per jaar om een opgave te doen van de uitgevoerde werken. Dit is om de geïncasseerde BUMA premie zo goed mogelijk over de "rechthebbenden" (o.a. componisten/tekstschrijvers) te kunnen verdelen.
Moeten wij bij de BUMA-repertoireopgave ook opgeven wat wij tijdens kerkdiensten hebben uitgevoerd?Ja, u geeft al het repertoire op dat uw koor in het openbaar heeft gezongen, ook kerkdiensten horen daarbij. De opgave heeft voor uw koor geen financiële gevolgen. De opgave is alleen bedoeld om te bepalen aan welke auteurs BUMA uitvoeringsrechten moet uitbetalen.
Wij geven een uitvoering samen met een koor dat niet bij een korenbond is aangesloten. Moeten wij extra BUMA/rechten betalen?Als u een concert of uitvoering geeft met een ander koor wat niet is aangesloten bij een korenbond die net als de KCZB de BUMArechten via Koornetwerk heeft ‘afgekocht’ of als u een concert of uitvoering in het buitenland verzorgt dan kan de BUMAovereenkomst met de KCZB niet van toepassing zijn.
Wij geven een uitvoering in het buitenland, moeten wij extra BUMA-rechten betalen?Is uw koor bij de KCZB aangesloten, dan valt uw koor onder de collectieve afkoopregeling voor auteursrechten van Koornetwerk Nederland. Voor alle door u in NEDERLAND uitgevoerde werken is dan het auteursrecht betaald. Treedt u in het BUITENLAND op dan valt u onder de wetgeving van het betreffende land. U dient daar dan de auteursrechten te voldoen.
Originele bladmuziek heeft een Engelse tekst, mag dat vertaald worden in het Nederlands?Als de muziek auteursrechtelijk beschermd is mag dat alleen als u toestemming heeft van de rechthebbende, zijnde de uitgever van de bladmuziek. Indien het werk auteursrechtenvrij is, dan mag u de tekst vervangen.
Tot wanneer is een werk auteursrechtelijk beschermd?De auteurswet beschermt het werk van de "maker" tot 70 jaar na zijn dood. Na deze tijd mag een werk worden bewerkt, vertaald en eventueel opnieuw worden uitgegeven. Het einde van de beschermingsduur betekent niet dat een werk daarna vrij mag worden gefotokopieerd. De uitgever ontleent aan het "beeld" ook rechten. Onder "maker" kan worden verstaan: componist, tekstschrijver, vertaler, bewerker of een combinatie van deze. Een koorwerk is dus beschermd tot 70 jaar na de dood van de langstlevende maker!
Voorbeeld:
Muziek: J.S.Bach, Tekst: Maarten Luther (duits) - Werk is auteursrechten vrij
Muziek: J.S.Bach, Tekst: Vertaling Jan Wit (1914-1980) - Werk is beschermdMogen wij muziek van internet downloaden?Muziek die op zgn. Publiek Domein sites staat mag worden gedownload en vermenigvuldigd.
Ga na of de oorspronkelijke "makers" (componist/tekstschrijver) langer dan 70 jaar geleden zijn overleden!Mogen wij muziek kopiëren?Auteursrechtelijk beschermde muziek mag nóóit worden gekopieerd, gewijzigd of bewerkt. De auteur heeft dat exclusieve recht, dat hij kan doorverkopen aan een uitgever. Uit de verkoop krijgt de auteur een vergoeding. Kopiëren houdt daarom in dat u naast de uitgever ook de auteur(s) van zijn brood berooft.
- Muziek op internet +
Wij willen geluidsfragmenten op onze website plaatsen, mag dat?
Voor auteursrechtelijk beschermde geluidsfragmenten op uw website dient u de auteursrechten te regelen met Stemra. Opnamen van uw eigen koor, die auteursrechtenvrije muziek bevat, mag op de website worden geplaatst,
zonder dat rechten verschuldigd zijn. Voor meer informatie verwijzen wij u naar Buma/StemraMogen wij PDF-bestanden van onze muziek maken en die op internet zetten?Een PDF-bestand maken van een uitgave van een uitgever is niet toegestaan. Dat is namelijk een vorm van verveelvoudigen die in de auteurswet wordt verboden. Wilt u een PDF-file op de website zetten van een door u zelf geschreven werk (tekst en muziek), dan bent u zelf de auteur en dan mag het natuurlijk wel.
- Verzekeringen +
Zijn wij als koor WA verzekerd?
Alle bij de KCZB aangesloten verenigingen zijn automatisch verzekerd tegen Wettelijke Aansprakelijkheid (WA). Ook de vrijwilligers die voor uw koor actief zijn, zijn in de polis ondergebracht.
Als ons concert niet door kan gaan is dat een grote financiële strop. Kunnen we ons daartegen verzekeren?Ja, de KCZB biedt een evenementenverzekering aan.
Voor meer informatie klik hier